Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức “đánh bóng” hữu hiệu cho các sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của một doanh nghiệp. Vì thế, tổ chức thành công một sự kiện sẽ góp phần không nhỏ vào thành công của một chiến dịch truyền thông. Vậy làm sao để tổ chức một sự kiện thành công?

Những lưu ý cần biết khi tổ chức sự kiện

Thực tế cho thấy, sự kiện chỉ là một cái cớ để các doanh nghiệp có thể giao lưu, gặp gỡ và trao đổi với, khách hàng, các đối tác và các đơn vị truyền thông. Sự kiện chính là cách thức trao đổi thông tin hai chiều giúp tăng cường và mở rộng mối quan hệ của doanh nghiệp. Do đó, chúng ta không thể chủ quan mà xem nhẹ các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của một sự kiện.

Một sự kiện thành công không chỉ cần một kế hoạch hoàn hảo, một địa điểm tốt mà những chi tiết nhỏ như âm thanh, ánh sáng, … cũng có những ảnh hưởng quyết định đến sự thành công chung của sự kiện.

Người tổ chức sự kiện không chỉ đơn giản là lên kế hoạch cho chương trình, liện hệ với các đơn vị liên quan và còn phải liên hệ tất cả khách hàng, khách mời, chuẩn bị từ những chi tiết nhỏ nhất,… để đảm bảo có thể tùy ứng trong mọi tình huống khi diễn ra sự kiện.

1. Các bước tổ chức sự kiện

Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với từng sự kiện cụ thể lại có những vai trò và mục đích khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Do đó, mà nó cũng có nhưng quy trình thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, dù thực hiện theo quy trình nào thì mọi sự kiện đều cần phải thực hiện qua những bước cơ bản sau:

– Tìm hiểu về thương hiệu hoặc nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện:

Ở bước này người làm sự kiện phải có được những thông tin cơ bản về sự kiện mình sẽ thực hiện như lý do tổ chức sự kiện, mục đích thực hiện, thời gian, số lượng khách mời tham gia, đối tượng tham dự, …. từ đó xác định kế hoạch cho từng công việc cụ thể.

– Hình thành ý tưởng và chủ đề cho sự kiện:

Ý tưởng (Concept) chủ đạo của một sự kiện được xem là linh hồn của Event đó vì thế nó cực kỳ quan trọng. Và sau khi đã có Concept thì Chủ đề của Event chính là yếu tố quan trọng thứ 2, nếu Concept được coi là “Linh hồn” thì Theme chính là “Diện mạo” của một sự kiện.

Để có được ý tường và chủ đề hay cho sự kiện bạn cần phải có sự hiểu biết nhất định về các đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng và mục tiêu truyền thông của sự kiện.

–  Viết kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Sau khi có được concept và Theme cho sự kiện bạn cần phải lên một kế hoạch chi tiết thực hiện sự kiện dựa trên những mục tiêu mà sự kiện hướng tới. Việc lên kế hoạch sẽ giúp bạn biết được những phần việc và mốc thời gian thực hiện từng đầu việc cụ thể trong suốt quá trình thực hiện sự kiện.

–  Thuyết trình kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau khi đã có trong tay bản kế hoạch cùng với các thiết kế và dự toán ngân sách cho việc tổ chức sự kiện thì điều tiếp theo là bạn phải bắt đầu cho bước Gặp gỡ chủ đầu tư để thuyết trình về kế hoạch của mình. Mục đích của việc này là bạn làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao,…  

– Tổ chức triển khai sự kiện

Để triển khai tổ chức một kế hoạch, thì trước tiên đòi hỏi bạn phải có nguồn nhân sự thực hiện các phần việc. Vì thế, bạn cần huy động một team của mình để thực hiện và đôi khi bạn cũng cần phải thuê các đơn ngoài để hỗ trợ bạn thực hiện một số phần việc trong sự kiện.

Là một Agency, bạn cần phải một có quy trình quản lý riêng và có nhân sự được phân công phụ trách từng phần việc dựa theo kế hoạch và chuyên môn của mỗi người:  Bộ phận Phụ trách khách hàng, bộ phận Thiết kế, Bộ phận Ý tưởng, Bộ phận Sản xuất, Bộ phận Tài chính, Bộ phận truyền thông đối ngoại,…

– Đánh giá, tổng kết và báo cáo về sự kiện

Vài ngày sau khi sự kiện hoàn tất là lúc bạn phải hoàn tất và gửi báo cáo tổng kết cho chủ đầu tư và có những đánh giá tổng kết cũng như quyết toán với công ty.

Ở bước này bạn cần phải chỉ rõ ra được những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường được hiệu quả chương trình như bao nhiêu người tham dự, phản hồi của khách hàng ra sao,…

Quyết toán chi phí tổ chức và các hạng mục phát sinh thêm bớt cũng như tính toán thù lao và thưởng phạt cho các nhân sự trong suốt chương trình.

Tổng kết lại công tác quảng cáo, truyền thông như bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo… Cuối cùng là team tổ chức sẽ tổ chức một buổi họp tổng kết, rút kinh nghiệm…

Trên đây là 6 bước cơ bản nhất để thực hiện một sự kiện, tuy nhiên tùy vào tính chất và mục đích của từng sự kiện cụ thể mà các bước có thể nhiều hoặc ít hơn, hơn nữa trong mỗi bước lại có nhiều phần việc nhỏ. Vì thế, để có cái nhìn chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện các bạn có thể tham khảo bài viết “quy trình tổ chức sự kiện chuẩn”

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một hoạt động dịch vụ chịu sự ảnh hưởng của nhiều yếu tố. Nếu xét trên quan điểm marketing có thể chia những yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện thành 2 nhóm chính đó là các yếu tố vĩ mô và các yếu tố vi mô.

Các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện

Các yếu tố vĩ mô

Các yếu tố vĩ mô bao gồm những yếu tố hay các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn có tác động ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện như:

+ Môi trường nhân khẩu học bao gồm các vấn đề về dân số như quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tuổi tác, giới tính, tỷ lệ sinh, tỷ lệ chết, sắc tộc, nghề nghiệp…

+ Môi trường kinh tế thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế và cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn về thị trường và sức mua của người tiêu dùng.

+ Các yếu tố về môi trường tự nhiên như thời tiết, khí hâu và tình hình ô nhiễm môi trường ảnh hưởng đến đầu vào của nhà sản xuất và gây ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.

+ Môi trường công nghệ kỹ thuật bao gồm các nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới ảnh hưởng đến việc thực thi những giải pháp cụ thể của tổ chức sự kiện.

+ Môi trường chính trị cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến quyết định tổ chức sự kiện của chủ đầu tư và sự kiện.

+ Môi trường văn hoá được coi là một hệ thống giá trị truyền thống và các chuẩn mực hành vi đơn nhất với 1 nhóm người cụ thể nào đó được chia sẻ 1 cách tập thể bao gồm những giá trị văn hoá truyền thống căn bản, những giá trị văn hoá thứ phát và các nhánh văn hoá của một nền văn hoá.

Các yếu tố vi mô

Nhóm yếu tố vi mô bao gồm những yếu tố liên quan chặt chẽ đến nhà tổ chức sự kiện và một sự kiện cụ thể, nó ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình tổ chức một sự kiện. Các yếu tố vi mô đó bao gồm:

+ Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện như nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ của danh nghiệp,…

+ Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm bảo các yếu tố cần thiết cho nhà tổ chức có thể thực hiện triển khai được các sự kiện.

+ Khách hàng chính là đối tượng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện hướng tới phục vụ để mang lại nguồn thu cho nhà tổ chức sự kiện.

+ Đối thủ cạnh tranh

+ Chính quyền và cư dân giới hạn trong 1 phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian sự kiện diễn ra.  

Ngoài những yếu tố trên thì việc tổ chức sự kiện còn chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố khác mà không khôn khổ bài viết chúng tôi không thể thống kê ra được chi tiết.

3. Những lưu ý khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ thì nó vẫn gây được ấn tượng với khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Vấn đề nằm ở chỗ, nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng bạn có thể thất bại thê thảm trong chiến dịch của mình chỉ vì một sơ xuất nhỏ.

– Chuẩn bị kỹ địa điểm tổ chức sự kiện (venue): Tránh trường hợp chỉ còn vài ngày nữa là diễn ra sự kiện thì địa điểm lại bị người khác thuê mất hoặc sức chứa của địa điểm tổ chức không đáp ứng được số lượng khách tham ra sự kiện,…

– Các vấn đề liên quan đến MC: MC là cầu nối trung gian để truyền đạt các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tới khách mời. Vì thế, các vấn đề về người dẫn chương trình tại sự kiện bạn phải đặc biệt lưu tâm nhé!

– Các vấn đề liên quan đến hệ thống âm thanh, ánh sáng, điều hòa,… cũng là vấn đề bạn phải quan tâm trước khi diễn ra sự kiện. Sẽ chẳng có gì là đảm bảo rằng mọi thứ sẽ trơn chu nếu bạn không chạy thử.

– Sự phối hợp giữa giữa các bộ phận làm chương trình: Đây có lẽ là yếu tố quan trọng nhất ảnh hướng đến kết quả toàn cục của sự kiện. Sẽ thế nào Ca sĩ lên sân khấu cả 5 phút mà mà âm thanh vẫn chưa được bật.

Bạn không thể lường trước được những sự cố có thể xảy ra trong sự kiện, vì thế để sự kiện được thành công thì cách tốt nhất là phải chuẩn bị kỹ càng các phần việc và có những phương án dự phòng cho mọi trường hợp xảy ra không theo kịch bản.